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El día a día de un autónomo es más complejo de lo que parece a simple vista. Las dudas que pueden surgir a lo largo del trimestre son muchas, nunca es sencillo interpretar la normativa sin saber si te estás dejando flecos sin tener en cuenta.

En este artículo vamos a hablar sobre una de las cuestiones que más preocupa a los autónomos: qué gastos es posible deducir de acuerdo con la normativa vigente. Saber qué puedes deducir y qué no es una de las claves para no pagar impuestos de más ni de menos.

Conocer cuáles son los gastos deducibles de tu actividad como autónomo, con la seguridad de que estás haciendo las cosas bien ayuda a evitar sorpresas desagradables con Hacienda, a liberar espacio mental y también a liberar tiempo para dar el 100% en tu negocio.

Requisitos para que un gasto sea deducible

Dependiendo del tipo de actividad de que se trate tendrás unos gastos u otros. Para que un gasto sea deducible a efectos del IRPF y del IVA debe cumplir tres requisitos:

• Debe tratarse de gastos vinculados a la actividad empresarial, es decir, necesarios para obtener los ingresos. Dependiendo de la actividad desarrollada, te corresponderá deducirte unos gastos u otros. Piensa que Hacienda puede pedirte en cualquier momento que justifiques los gastos que te has deducido así que, a la larga, es mucho mejor que no intentes deducirte cualquier cosa que caiga en tus manos.
• Los gastos deben estar justificados mediante una factura que contenga todos los campos obligatorios que exige la ley:
  • Número de factura
  • Fecha de expedición
  • Fecha de prestación del servicio, si es diferente a la fecha de expedición
  • Nombre, domicilio y NIF de emisor y receptor
  • Descripción de las operaciones realizadas
  • Base imponible, % de IVA aplicable, importe del IVA y total factura
• Los gastos deben estar registrados en el libro de compras y gastos, que para eso está. Si en un momento dado Hacienda te pide los libros, los gastos registrados en ellos deben coincidir con los gastos deducidos en las declaraciones presentadas tanto de IVA como de IRPF. Si no coincide, mal asunto, porque por mucho que tengas la factura en tu poder, no te dejarán deducirte el gasto si no está debidamente asentada. Además, ten en cuenta que no registrar periódicamente las facturas en el libro de IVA es la mejor forma de que se te olvide deducírtela… y no está la cosa como para dejarse los gastos por el camino…

Mi opinión

Debes tener en cuenta que sólo serán deducibles los gastos relacionados con la actividad. No caigas en la tentación de intentar deducirte gastos que no tengan nada que ver con el negocio porque, por mucha factura que tengas, Hacienda no te lo va a admitir y deducirte lo que no corresponde te puede ocasionar muchos dolores de cabeza que no merecen la pena. Puede darse el caso de que te deduzcas gastos que no te corresponden y Hacienda no te haga ninguna revisión pero ten en cuenta que en cualquier momento te pueden revisar de un plumazo los justificantes de los últimos 4 años.

Tal y como comentamos cuando hablamos de los ingresos, dependiendo de la actividad que desarrolles estarás obligado a presentar declaración de IVA o no. Si estás entre los que no tienen que presentar IVA, a la hora de calcular el importe de tus gastos fijos y variables debes considerar como gasto el importe total de las facturas de compras y gastos (el IVA también); en cambio, si eres de los que sí tienen que declarar IVA, a la hora de hacer los cálculos deberás considerar sólo la base imponible de las facturas (sin incluir el IVA) puesto que el IVA lo liquidarás trimestralmente. Más adelante hablaremos del IVA largo y tendido.