El registro de jornada laboral es una obligación más a cumplir por parte de autónomos y empresas con trabajadores contratados desde el 12 de mayo 2019. Según el Gobierno el objetivo de la nueva norma es evitar que las empresas cometan irregularidades como no remunerar las horas extras trabajadas por sus empleados o el uso de contrataciones a tiempo parcial que en la práctica esconden contratos a jornada completa.
Hasta mayo de 2019 sólo era obligatorio llevar un registro de la jornada laboral de los trabajadores contratados a tiempo parcial. Tras la aprobación del nuevo Real Decreto Ley 8/2019, la obligatoriedad afecta a todos los empleados de todas las empresas independientemente de su tamaño y del tipo de contrato del trabajador. Por tanto, empresas y autónomos quedan obligados a cumplir con la nueva norma.
No merece la pena exponerse al riesgo de recibir una sanción así que y hoy vamos a resolver todas las dudas para que no cometas errores. Si tienes empleados contratados o estás pensando en tenerlos, no te pierdas este artículo.
¿Qué información debe recoger el registro de jornada laboral?
Los datos que debe recoger el registro de jornada laboral son los siguientes:
- Identidad de la empresa o empresario autónomo
- Datos identificativos del trabajador
- Período de liquidación al que pertenece el registro
- Jornada
- Desglose diario de las horas trabajadas por el empleado, distinguiendo entre horas ordinarias, horas complementarias y horas extraordinarias realizadas
- Firma del representante legal de la empresa o del empresario autónomo
- Firma del trabajador
⚠︎¡Importante!⚠︎ Deben recogerse los datos de todos los empleados, independientemente de que trabajen físicamente en la oficina o no y del tipo de contrato de trabajo que tengan.
Diferencia entre horas ordinarias, extraordinarias y complementarias
Cuando hablamos de jornada laboral ordinaria, horas extraordinarias y horas complementarias, nos referimos a conceptos diferentes:
- La jornada laboral ordinaria hace referencia la jornada de trabajo pactada en el contrato de trabajo, bien sea la jornada máxima legal u otra inferior.
- Las horas extraordinarias son aquellas que superan la jornada laboral ordinaria. Suelen ser voluntarias, salvo si se pactan en convenio o en el propio contrato de trabajo, y pueden realizarlas todos los empleados independientemente del tipo de contrato de trabajo. El número máximo de horas extraordinarias es 80 al año.
- Las horas complementarias sólo las pueden hacer los empleados con contrato a tiempo parcial indefinido siempre y cuando lo hubieran pactado previamente empresa y trabajador. El número máximo de horas complementarias realizadas no podrá superar el 30% de las horas ordinarias según contrato de trabajo
¿Durante cuánto tiempo debo conservar los documentos?
La normativa establece la obligación de conservar los documentos de registro de la jornada laboral durante un mínimo de 4 años. Los registros deben guardarse en el centro de trabajo o, en su defecto, debe ser posible acceder a ellos de forma inmediata. De este modo se evita que los documentos puedan ser modificados o creados a posteriori en caso de que la empresa no esté al corriente de su obligación de registro de jornada laboral.
Los documentos de registro de jornada deben estar a disposición del empleado y de la Inspección de Trabajo y lo habitual es entregar a cada empleado una copia de su registro de jornada junto con la nómina del mes.
Puedes escoger el sistema que prefieras para conservar los documentos de registro de jornada, siempre que garantice que los documentos se puedan conservar durante el plazo de 4 años exigido y no sea posible hacer modificaciones a posteriori para evitar posibles fraudes.
Sanciones en caso de incumplimiento
Llegados a este punto la pregunta del millón es ¿qué sucede si se incumple la obligación de llevar el registro de jornada actualizado?
Atendiendo a la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) se considera falta grave el incumplimiento de la normativa y los límites legales o pactados en materia de:
- Jornada de trabajo
- Trabajo nocturno
- Horas extraordinarias
- Horas complementarias
- Descansos
- Vacaciones
- Permisos
- Registro de jornada
En caso de que se demuestre incumplimiento por parte del empresario o autónomo empleador en relación con cualquiera de estos aspectos la multa podría ir de los 626 a los 6.250 euros.
Si el incumplimiento se debiera simplemente a cuestiones formales o documentales, el importe de la multa sería entre 60 y 625 euros por cada infracción leve cometida.
En caso de comprobarse faltas, errores u omisiones en el registro de jornada de un empleado con contrato a tiempo parcial, inmediatamente se presumiría que el contrato es a jornada completa, con las implicaciones que eso supone a efectos de salario, tributación y cotización a la Seguridad Social.
Alternativas para llevar a cabo el registro de jornada
El principal objetivo de la normativa en materia de registro de jornada laboral es luchar contra la precariedad laboral pero también está pensada para ayudar a los inspectores de Trabajo a hacer su labora de forma más sencilla.
A continuación vamos a ver los aspectos clave a tener en cuenta a la hora de elegir el sistema a utilizar para llevar a cabo el registro de jornada laboral:
- Los empleados deberán estar de acuerdo con el sistema escogido. La normativa está pensada para protegerles y ellos deberán tener acceso a sus registros de jornada
- El sistema elegido debe ser fiable y no debe ser posible manipular los registros, algo fundamental para afrontar con éxito un proceso de inspección de Trabajo
- Escoge el sistema que mejor se adapte al funcionamiento normal de tu negocio.
- Si la organización del trabajo es sencilla porque tienes pocos empleados que acuden a la oficina cada día con el mismo horario, una plantilla Excel será una buena solución para ti
- Si la organización del trabajo es compleja porque tienes muchos empleados, algunos de ellos optan por el teletrabajo o viajan con frecuencia y/o hay flexibilidad horaria, mejor utilizar una herramienta software
Espero haberte ayudado a entender mejor en qué consiste la obligación de registro de jornada laboral de los empleados. El primer paso para cumplir la ley es conocer cómo funciona y cómo te afecta. Ahora ya no hay excusa para dejar de cumplir con la normativa ¡a por ello!
