El alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) es un requisito básico a cumplir si vas a vender o a comprar productos o servicios a otros países de la Unión Europea.

Este tipo de transacciones están a la orden del día entre los empresarios digitales. Cuando me reúno con un posible cliente de nuestro servicio de asesoría fiscal, siempre pregunto si tiene previsto hacer operaciones intracomunitarias en los próximos meses. Y con frecuencia la respuesta es NO.

Sin embargo, la experiencia me dice que es muy difícil trabajar a través de internet sin, como mínimo, comprar en algún momento puntual alguno de los servicios vendidos por Google, Facebook, Apple, Microsoft, Instagram, Adobe, Dropbox, Moo…

En este artículo vamos a ver qué son las operaciones intracomunitarias, qué es el ROI, quién debe darse de alta en el ROI, cómo tramitar el alta y qué es el VAT Number.

Qué son las operaciones intracomunitarias

Las operaciones intracomunitarias son compras o ventas realizadas con proveedores o clientes localizados en otro estado miembro de la Unión Europea.

Las entregas de bienes y prestaciones de servicios realizados con clientes o proveedores intracomunitarios están exentas de IVA en caso de que proveedor y cliente estén identificados con su NIF intracomunitario en el ROI.

• Desde el punto de vista del empresario que vende sus productos o presta sus servicios a clientes intracomunitarios, cumplir con el requisito de tramitar el alta en el ROI es imprescindible para poder facturar sin IVA.
• Si pensamos en la perspectiva del cliente, tramitar el alta en el ROI será el primer paso para poder deducir como gasto las facturas intracomunitarias en sus declaraciones de impuestos.

Qué es el ROI

El ROI es una gran base de datos a nivel europeo donde están censados todos los empresarios, profesionales y empresas que realizan operaciones intracomunitarias.

Según la Ley de IVA, las compras y ventas realizadas entre operadores intracomunitarios están exentas del impuesto. A cambio de esta exención, la Agencia Tributaria te va a exigir dos cosas:

• Que periódicamente proporciones información sobre las operaciones intracomunitarias realizadas, ya sea como cliente o como proveedor
• Que reflejes en tu declaración de IVA el importe de las operaciones intracomunitarias realizadas en las casillas correspondientes

¿Debes darte de alta en el ROI?

La obligación de darte de alta en el ROI dependerá del enfoque fiscal de tu negocio y de las obligaciones fiscales que adquiriste en el momento de darte de alta en Hacienda.

La tramitación del alta en el ROI es requisito básico exigido para poder aplicar la exención de IVA. Esto es algo que no debemos perder de vista.

• Si realizas una actividad exenta de IVA, no tienes obligación de liquidar este impuesto en España, de modo que no debes darte de alta en el ROI

Ejemplos:

Ana es profesora de inglés y quiere hacer una campaña de publicidad en Facebook para dar a conocer su nueva academia

La enseñanza de idiomas es una actividad exenta de IVA, de modo que Ana no tendrá que liquidar IVA trimestralmente. Para contratar la campaña de Facebook (localizado en Irlanda) y deducir el gasto no será necesario tramitar el alta en el ROI

• Si realizas una actividad sujeta a IVA, deberás darte de alta en el ROI para poder aplicar la exención del impuesto

Laura es diseñadora gráfica y quiere hacer una campaña de publicidad en Instagram para promocionar su trabajo

La actividad de diseño gráfico está sujeta a IVA. Laura cobrará a sus clientes este impuesto en cada factura emitida y, al final del trimestre, liquidará el IVA presentando el correspondiente modelo 303.

Para poder deducir el gasto, deberá darse de alta en el ROI y facilitar a Instagram su VAT Number. Ellos le enviarán una factura exenta IVA que podrá deducir.

Cómo tramitar el alta en el ROI

La solicitud de alta en el ROI se tramita mediante la presentación en Hacienda del modelo 036. Es posible realizar el trámite de forma presencial u online, a través de la Sede Electrónica de la web de la Agencia Tributaria.

El modelo 036 sirve para comunicar a Hacienda alta, baja o modificación de los datos censales y obligaciones tributarias. Una vez cumplimentados los datos identificativos, deberás marcar:

• Casilla 130 de la página 1, para indicar la causa de presentación
• Casilla 582 de la página 5, para indicar que solicita alta/baja en el ROI
• Casilla 584 de la página 5, para indicar la fecha desde la que solicitas el alta en el ROI

Proceso de solicitud de alta en el ROI

El alta en el ROI se puede solicitar en el momento de tramitar el alta en Hacienda o en cualquier momento posterior. Es importante tener en cuenta que se trata de una solicitud, no de un alta directa en el censo.

Cuando se presenta modelo 036 o 037 para comunicar el alta en obligaciones tributarias, el empresario queda inmediatamente dado de alta en Hacienda. Sin embargo, cuando se trata del alta en el ROI, hablamos de una solicitud que la Agencia Tributaria debe aprobar en el plazo de 3 meses.

Por ese motivo, una vez hecha la solicitud de alta en el ROI la Agencia Tributaria te enviará al cabo de unas semanas la resolución comunicándote que tu solicitud ha sido aprobada. También puede darse el caso de que, antes de aprobar tu solicitud, Hacienda te pida información sobre tu negocio y las operaciones intracomunitarias que tienes previsto realizar.

El NIF-IVA o VAT Number

Una vez aprobada por Hacienda tu solicitud de alta en el ROI dispondrás de NIF-IVA, también llamado VAT Number. Este número te identificará en cualquier estado miembro de la Unión Europea como operador intracomunitario.

El VAT Number para operadores intracomunitarios españoles será tu DNI precedido de las siglas ES. Si por ejemplo tu DNI es 12345678K, tu VAT Number será ES12345678K

Desde el momento en que tienes tu VAT Number activo, es aplicable la exención de IVA:

• puedes facturar a tus clientes intracomunitarios sin IVA
• debes facilitar tu VAT a tus proveedores intracomunitarios para que ellos te facturen sin IVA

La Sede Electrónica de la Agencia Tributaria ofrece el servicio de consulta VIES, que permite saber si un determinado cliente o proveedor está censado como operador intracomunitario. Este servicio es muy útil para comprobar si debes aplicar la exención al facturar a un nuevo cliente intracomunitario.

El alta en el ROI es un trámite muy sencillo pero de obligado cumplimiento si vas a realizar compras o ventas con otros estados miembro de la UE. Ahora ya tienes toda la información que necesitas sobre el ROI y los pasos para tramitar tu alta, espero que te resulte de utilidad.

Si te sientes inseguro a la hora de realizar este trámite o directamente no quieres perder tu tiempo con la burocracia, estaremos encantados de ayudarte. Nos ocupamos por ti de las cuestiones fiscales y de todo lo relacionado con Hacienda y Seguridad Social, para que te centres en lo importante: tu negocio.

Para cualquier duda puedes contactarnos enviando un email a hola@fiscalidadparadummies.com