GASTOS FIJOS VS GASTOS VARIABLES ¿QUIÉN ES QUIÉN?

Si tienes una idea (LA idea, TU idea) y estás pensando seriamente en convertirla en un negocio es imprescindible que dediques un rato a pensar sobre los gastos que tendrás. Invertir un poco de tiempo en hacerlo marcará la diferencia entre montarte el cuento de la lechera en tu cabeza y tener unos cálculos fiables hechos de forma objetiva y la mar de útiles a la hora de tomar decisiones. Poner estos cálculos sobre el papel ayuda a poner los pies en el suelo e incluso a reparar en gastos con los que en principio no contabas.

Ahora que ya sabes cómo calcular el precio de venta de tu producto, tienes hecha una parte muy importante del trabajo sucio, pero no cantes victoria que esto no ha hecho más que empezar. El precio de venta es el dato estrella que te hará falta para calcular los ingresos del negocio, pero ¿qué pasa con los gastos? La semana pasada incidimos en los gastos de mano de obra porque son los que todo el mundo tiende a infravalorar pero hay otros muchos que debes tener en cuenta. Hoy vamos a ir un poco más allá y te voy a contar con qué gastos te puedes encontrar … ¿preparados? ¿listos?… ¡YA!

Lo primero que debes saber es que en cualquier actividad existen dos tipos de gastos: los fijos y los variables. Esta es una de esas cosas que todo empresario respetable debería saber, máxime si tienes idea de presentarte en un banco a pedir financiación.

Los gastos variables son los que están relacionados directamente con el volumen de producción de tal forma que, a medida que aumentan las unidades producidas, también aumentan los gastos. Se trata de:

• Compras de materias primas, de productos semiterminados ó de productos terminados, es decir, del producto que vas a vender ó de los materiales para poder fabricarlo. Si por ejemplo te dedicas a vender los vestidos que haces, aquí se incluirán las telas que compres, las cremalleras, los botones y todo lo que necesites para confeccionarlos; si lo que vendes son vestidos que compras ya hechos, aquí debes incluir los costes de los vestidos terminados. Aquí también se incluyen las compras de otros productos necesarios para poder hacer las ventas como son por ejemplo las cajas, bolsas y/o envoltorios del packaging.
• Servicios subcontratados: tareas relacionados con la fabricación del producto que has decidido externalizar. Volviendo al ejemplo de los vestidos aquí incluirías por ejemplo lo que te cobra la patronista por hacer los patrones de esos vestidos tan chulos que diseñas
• Gastos de transporte de las materias primas, los productos semiterminados ó los productos terminados que compras para poder hacer ó vender tu producto (los vestidos). También se incluyen los gastos de transporte para enviar el producto al cliente.
• Comisiones por uso de datáfono en caso de tarjetas de crédito, de PayPal para ventas por internet, de la plataforma de tu tienda online, etc
• Descuentos sobre ventas: si haces descuentos por volumen (rappels) ó por pronto pago, debes considerar la cantidad descontada como un gasto más.

Los gastos fijos son los que vas a tener por el mero hecho de que tu negocio esté en marcha. Es algo así como el consumo mínimo de tu contrato de móvil, que aparece invariablemente en tu factura aunque ni descuelgues el teléfono. El hecho de que estos gastos se denominen fijos no quiere decir que los vayas a tener que afrontar todos los meses sino que este concepto simplemente se refiere a que no dependen del volumen de producción/ventas. Algunos de estos gastos sí que serán recurrentes como por ejemplo los gastos de alquiler ó de Seguridad Social, pero habrá otros gastos fijos que tendrán carácter puntual como por ejemplo los de reparaciones y conservación.

Sea cual sea tu actividad, los gastos fijos de tu negocio se van a poder englobar en una de las siguientes categorías:

• Alquileres y cánones: o lo que es lo mismo, el recibo de alquiler. Por alguna especie de misterio paranormal te vas a encontrar con que algunos recibos de alquiler tienen retención de IRPF (locales) mientras que otros no la tienen (maquinaria, vehículos, …). Más adelante hablaremos del tema de las retenciones pero de momento lo único que te interesa saber es que del recibo de alquiler sólo debes considerar como gasto la base imponible. Las retenciones van por libre.
• Reparaciones y conservación: se trata de gastos de pequeño importe relacionados con el mantenimiento y la conservación tanto de locales como de cualquier bien de inversión utilizado en la actividad. Me refiero a cosas como la reparación del ordenador, la ITV de la camioneta de reparto, la mano de pintura que le diste a la tienda este verano y cosas por el estilo. Si se trata de gastos elevados, como por ejemplo una obra de reforma, eso ya deberíamos considerarlo como una INVERSIÓN y no como un gasto. Ya hablaremos de las inversiones largo y tendido, no te preocupes.
• Servicios profesionales: aquí se incluyen los gastos de asesoría, abogados, arquitectos, economistas y profesionales en general
• Seguros: primas de seguros relacionados con la actividad (el seguro del local, el de la furgoneta de reparto, el de responsabilidad civil, etc)
• Servicios bancarios: aquí se incluyen comisiones, gastos bancarios e intereses de deudas. En caso de que tengas algún préstamo, debes tener en cuenta que en cada cuota mensual hay dos partes diferenciadas: el capital (dinero que devuelves al banco) y los intereses (lo que te cobra el banco por prestarte el dinero). Los intereses que pagas son gasto deducible pero la parte correspondiente al capital en realidad no es un gasto sino tan sólo un pago. Si no lo ves claro piensa tan sólo que cuando el banco te concedió el préstamo, tú no declaraste ese dinero como ingreso de la actividad, así que a medida que vayas devolviéndolo tampoco te lo puedes deducir como gasto puesto que no lo es.
• Publicidad: gastos en publicidad, relaciones públicas, merchandising y todas esas cosas que vas haciendo para dar a conocer tu producto o servicio
• Suministros: gastos de agua, luz, internet, teléfono, gasóleo, …
• Tasas e impuestos: IBI, tasas del ayuntamiento, …
• Sueldos y salarios: desde el punto de vista fiscal, en esta partida se recogen sólo los salarios de los empleados. Lo más probable es que te hayas asignado un sueldo mensual a tí mismo, lo cual está muy bien para hacer tus propios cálculos internos y ya de paso para que puedas pagar la hipoteca, comer y todas esos pequeños detalles, pero siento decirte que los señores de Hacienda no te van a permitir deducírtelo en el IRPF.
• Seguridad social: aquí se recogen tanto la seguridad social de los empleados (si los tienes) como tu cuota de autónomos mensual (esta sí te dejan deducírtela, sólo faltaba)
• Amortizaciones: parte proporcional de las inversiones que se llevan a gastos cada año. Si el término te suena a ciencia ficción, no sufras porque más adelante hablaremos de ello largo y tendido. Tiempo al tiempo.
• Otros gastos: cajón de sastre donde puedes meter otros gastos como por ejemplo los de limpieza, papelería, correos, …

Mi opinión

Estos son todos los gastos con que te puedes encontrar, así que dale una vuelta de tuerca a tus cálculos y previsiones para que no se te escape ni un céntimo.

La única diferencia que podría haber entre tus cálculos «internos» y los gastos fiscalmente deducibles está en el tratamiento de la devolución del capital de tu préstamo al banco y en el tratamiento de tu propio salario. Tal y como hemos comentado, Hacienda no reconoce como gasto deducible ninguna de estas dos partidas pero eso no quiere decir que las tengas que desterrar de tus cálculos puesto que lo más probable es que se trate de cantidades significativas. Debes tener estas partidas en consideración para determinar si tu modelo de negocio es rentable o no y, por supuesto, si tus ingresos van a ser suficientes como para cubrir gastos y poder vivir dignamente. Otra cosa es que te sirvan para pagar menos impuestos o no.

Tal y como comentamos cuando hablamos de los ingresos, dependiendo de la actividad que desarrolles estarás obligado a presentar declaración de IVA o no. Si estás entre los que no tienen que presentar IVA, a la hora de calcular el importe de tus gastos fijos y variables debes considerar como gasto el importe total de las facturas de compras y gastos (el IVA también); en cambio, si eres de los que sí tienen que declarar IVA, a la hora de hacer los cálculos deberás considerar sólo la base imponible de las facturas (sin incluir el IVA) puesto que el IVA lo liquidarás trimestralmente. Más adelante hablaremos del IVA largo y tendido.