El cash flow o flujo de caja muestra las entradas y salidas de dinero efectivo de un negocio. Es una herramienta muy valiosa para conocer y controlar la capacidad que tiene una empresa para hacer frente a los pagos a proveedores. En consecuencia, nos da información directa sobre el estado de salud de nuestras finanzas.
¿Qué es el cash flow?
El Cash flow, también llamado flujo de caja, flujo de efectivo o flujo de tesorería es un indicador que permite conocer las entradas y las salidas de dinero efectivo de un negocio en un periodo de tiempo determinado. Por tanto, mide la capacidad de generar liquidez para poder afrontar los pagos a proveedores en un periodo determinado.
Con el cálculo de este indicador, vas a poder conocer el dinero efectivo de que dispone tu negocio para poder pagar sus deudas. De esta forma, podrás planificar tus pagos de forma óptima, para evitar tener problemas de liquidez. Se trata de un indicador muy importante para tu negocio. Palabrita.
Cash flow vs beneficio
Una de las claves universales para analizar si tu negocio funciona bien es calcular la cifra de beneficios. Los beneficios son la diferencia entre los ingresos y los gastos y conocerlos al dedillo es lo que te va a permitir tomar tus decisiones de forma estratégica.
Si conoces cuál es tu cifra de beneficios podrás saber si vas por el buen camino o debes introducir cambios para mejorar la rentabilidad. Además, es fundamental saber de dónde proceden esos beneficios, esto es, cuál es tu producto o servicio estrella. Esta información es oro puro para decidir con cabeza.
Sin embargo, con tener presente la cifra de beneficios no es suficiente. Para que tu negocio se sostenga y pueda tener futuro es imprescindible que exista equilibrio entre los cobros y los pagos. No estamos hablando de “ingresos” (facturas emitidas) y “gastos” (facturas recibidas) sino de entradas y salidas reales de dinero en la cuenta bancaria.
El cash flow es la herramienta que pone sobre el calendario cuándo vas a cobrar las facturas emitidas a clientes y cuándo tendrás que hacer frente a los pagos a proveedores. Tenerlo en cuenta te permitirá saber si tu empresa genera la suficiente liquidez para pagar a los proveedores. Y lo mejor de todo, te permitirá atender a los pagos a proveedores sin pasar por estrecheces ni problemas de tesorería.
Conocer la cifra de beneficios es muy importante, claro que sí. Es la clave para tomar decisiones. Pero conocer el cash flow (flujo de efectivo) será lo que permita que tu negocio siga funcionando día tras día.
Pagar puntualmente a los proveedores es básico para generar confianza y estabilidad. Y prever que no podrás afrontar un pago concreto, te brindará una oportunidad para que puedas pedir a tu proveedor una ampliación de la fecha de pago. Aplazar es siempre mucho mejor que devolver recibos o domiciliaciones, porque al menos da la tranquilidad de saber que el pago es sólo una cuestión de tiempo. ¡Así que debes aprender a utilizarlo! 👈
El problema que tiene es que a veces no se sabe bien cómo aplicarlo porque hay distintos tipos. Entonces, es conveniente saber que elementos intervienen en el cálculo de cada uno de los tipos, para conocer que tipo de indicador es conveniente aplicar en cada caso.
¿Para qué sirve el cash flow?
El cash flow te va a permitir prever problemas de liquidez en tu empresa. Es especialmente importante en caso de que, en tu negocio, los cobros a clientes y/o pagos a proveedores tengan precio aplazado.
Si con el cálculo del cash flow descubres que tienes problemas de liquidez, entonces puedes buscar soluciones como pedir un préstamo, negociar plazos de cobro/pago o reasignar partidas. De este modo, cuando llegue el momento de pagar tus deudas, puedas realizar dichos pagos sin ningún problema.
Cómo se calcula el cash flow
En la universidad estudié que el cash flow se calcula a partir de una fórmula. En el apartado siguiente te lo explico. Sin embargo, déjame decirte (bajito, de emprendedor a emprendedor) que la fórmula en cuestión nunca me ha servido para nada en mi negocio.
Por eso, más allá de tecnicismos y de versiones académicas, te voy a contar cómo calculo yo el cash flow de mi negocio.
Y te lo voy a contar con un ejemplo. Porque no tiene sentido escribir párrafos y párrafos sobre números y cálculos.
¿Te acuerdas de Mónica, nuestra diseñadora favorita? Ella nos sirve para poner ejemplos muy útiles 🙂
Mónica es diseñadora y, por suerte, tiene la agenda de su estudio llena de proyectos para los próximos 6 meses
– Cobra al cliente el 50% al iniciar cada proyecto y el 50% al terminarlo, que suele ser 30 días después
- Paga a proveedores al contado
- Todas sus compras y ventas son al 21% de IVA y liquida este impuesto trimestralmente
Paga los seguros sociales de sus empleados a finales del mes siguiente en que se pagan los salarios
Pasos para crear el cuadro de cash flow
Paso 1: Creo un cuadro para hacer una cuenta de resultados muy sencilla. Se trata de reflejar simplemente las cifras de:
– ingresos: base imponible de las facturas emitidas a clientes
– gastos por conceptos: base imponible de las facturas recibidas de proveedores y salario bruto de los empleados
– resultado mensual: diferencia entre ingresos y gastos del mes
– resultado acumulado: diferencia entre ingresos y gastos del mes más los meses anteriores
Paso 2: Creo un cuadro que refleja los flujos de efectivo.
- Partimos de un saldo inicial, que será el dinero que Mónica tiene al principio del período (3000€).
- Añadimos los importes que sabemos que Mónica va a cobrar a sus clientes en los próximos meses. Ten en cuanta que el dinero que entrará en la cuenta bancaria será el importe neto facturado, esto es, IVA incluido.
👉 La suma de todos los cobros será el “Total entradas Cash Flow”
- Incorporamos los importes a pagar en concepto de gastos. En este caso, Mónica tendrá que hacer frente cada mes al pago de los salarios de empleados, los pagos a la Seguridad Social y los pagos a proveedores. Además, Mónica está devolviendo un préstamo y paga al banco 525 euros mensuales. Al final de cada mes, será necesario pagar a Hacienda el IVA
👉 La suma de todos los pagos será el “Total salidas Cash Flow”
- Para calcular el saldo de caja del mes, partimos del saldo del mes anterior y le sumamos las entradas de cash flow y le restamos las salidas de cash flow.
👉 El saldo de caja nos dirá si tenemos suficiente dinero para hacer frente a los pagos o no.
- Al ver los resultados mensuales, hay varias cosas que me llaman la atención. La primera de todas es que, a pesar de que el estudio tiene clientes y factura una cantidad importante cada mes, los resultados mensuales son negativos.
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- El importe de los gastos en salarios y seguros sociales es razonable
- El importe de compras y gastos es disparatado. Yo recomendaría a Mónica que revisara las partidas de gastos para ver dónde se pueden reducir gastos.
- Seguramente Mónica deba revisar si sus precios son adecuados o no lo son.
- Analizando el cuadro de cash flow, vemos que partimos de un saldo de 3000 euros. En enero entran 24.200 euros y salen 25.085 euros de modo que Mónica está tirando de recursos para que su estudio siga en funcionamiento. Lo mismo sucede el resto de meses: sale más dinero del que entra y esta situación sólo va a poderse mantener hasta marzo. Si todo sigue de este modo, a partir de abril será necesario solicitar financiación ajena para que el estudio pueda seguir funcionando. La situación es crítica porque Mónica ya no tiene recursos para seguir adelante.
- El negocio de Mónica no es rentable y eso la va a llevar a una situación financiera de endeudamiento de la que será difícil salir.
Suerte que hemos calculado el cash flow de Mónica para que pueda actuar ya, antes de que su negocio se vaya a pique.
Cómo se calcula el flujo de caja (versión académica)
El cash flow puede calcularse con una fórmula, que es la siguiente:
donde:
- Beneficio neto, es el resultado neto, es decir, es el beneficio obtenido así: ventas – costes – impuestos
- Amortizaciones, se refiere a las depreciaciones que sufren constantemente los activos de una empresa por el paso del tiempo y su uso.
- Provisiones, son las depreciaciones puntuales que puede tener una empresa de forma imprevista, como por ejemplo la insolvencia de un cliente.
En esta fórmula las amortizaciones y las depreciaciones porque tanto unas como otras no suponen una salida de dinero de la empresa, solamente minoran el resultado del ejercicio.
Interpretación del cálculo del flujo de tesorería.
Pueden darse dos situaciones:
- Resultado positivo: si el resultado de este indicador financiero es continuamente positivo, y además es considerable, quiere decir que la estructura financiera de la empresa está saneada y que por lo tanto, genera suficiente capacidad de liquidez para afrontar sus pagos. No será necesario tomar ninguna medida.
- Resultado negativo: si por el contrario existen varios resultados negativos consecutivos, indica que la empresa tiene un grave desequilibrio financiero, y que cuanto antes busques soluciones mejor para poder evitar problemas de liquidez futuros. Puedes recurrir a herramientas de inversión o a tus propios recursos.
En resumen, es importante conocer el cash flow de tu negocio para conocer si existe, en un determinado periodo de tiempo, un equilibrio financiero entre sus gastos e ingresos.
Pero también es importante realizar su seguimiento en el tiempo, para conocer su viabilidad en el largo plazo y poder tomar medidas en el corto plazo en caso de existir problemas financieros.
Ahora ya estás en disposición de poder calcular el flujo de caja de tu negocio, para poder evitar problemas de liquidez futuros. Aunque siempre es conveniente consultar con los profesionales, para evitar problemas en el cálculo de este indicador.
