Cómo facturar suplidos y gastos reembolsables

Facturar suplidos y gastos reembolsables

Saber cómo facturar suplidos y gastos reembolsables es básico para poder cobrar al cliente los gastos que él debe asumir junto con el coste de tu producto o servicio.

Como autónomo es imprescindible que sepas facturar correctamente a tu cliente, incluyendo correctamente el IVA y en su caso el IRPF. Aunque a simple vista la tarea parezca prueba superada todo se complica en el momento en que necesitas facturar gastos que ha de asumir el cliente.

Los gastos suplidos y los gastos reembolsables son los gastos a incluir en factura más habituales para los autónomos. Y el primer paso para facturar correctamente es saber identificarlos.

La cuestión que más dudas suscita en torno a los gastos suplidos y reembolsables es si, a la hora de incluirlos en la factura, se deben sumar o no en la base imponible para calcular el IVA y el IRPF. Esta confusión crea dificultades a la hora de facturar y es fácil confundirlos con los gastos reembolsables, aunque son totalmente diferentes y se facturan de manera distinta.

¿Eres autónomo y no sabes qué son los gastos suplidos y reembolsables? ¿Tienes dudas sobre cómo debes facturárselos a tu cliente? ¡Calma! Todas estas dudas van a ser resueltas en este post, así que si quieres aprender más sobre este tipo de gastos, te recomiendo que leas este artículo hasta el final. Cuando acabes de leerlo, sabrás facturar gastos suplidos perfectamente.

¡Toma nota! 😉

¿Qué son los gastos suplidos?

Un suplido es un gasto que corresponde de tu cliente del que tú adelantas tú el pago. La factura está emitida a nombre de tu cliente, sin embargo te llega a ti y tú la pagas porque está relacionado con el servicio que estás prestando. Pongamos un ejemplo:

Mónica es diseñadora está creando la web de Ana. Después de dar muchas vueltas encuentra la tipografía perfecta para los títulos así que la compra con el permiso de Ana. Mónica paga la factura de su dinero para poder descargar la tipografía cuanto antes, pero la factura llega a nombre de Ana.

La factura de la tipografía es un suplido que Mónica debe cobrar a Ana. Para hacerlo Mónica tendrá que reflejar en la factura que emita a Ana por un lado su minuta profesional y por el otro lado los suplidos por la factura de tipografía.

¡Ahora ya sabes lo que es un suplido!

¿Qué son los gastos reembolsables?

Los gastos reembolsables son gastos necesarios para poder prestar el servicio contratado al cliente. El gasto reembolsable te corresponde a ti, que lo pagas, recibes la factura a tu nombre y deduces el gasto. Sin embargo, ese gasto tú se lo facturas al cliente para que se hace cargo porque asi lo acordasteis previamente. Pongamos un ejemplo:

Nuestra diseñadora favorita, Mónica, ya tiene la web lista y Ana le ha pedido que se desplace a sus oficinas desde Madrid hasta Barcelona. Han acordado que Ana correrá con los gastos de tren, alojamiento y comidas.

Por cada gasto durante el viaje, Mónica solicita factura con sus datos fiscales y hace el correspondiente pago. Una vez de vuelta, Mónica emite la factura que cierra el proyecto y en ella incluye todos los gastos del viaje para que Ana se los abone, tal y como acordaron.

Los gastos del viaje que inicialmente asume Mónica son gastos reembolsables.

En caso de suplidos, gastos reembolsables u otros conceptos que debas incluir en tu factura como autónomo, recuerda que lo más aconsejable es contar con la ayuda experta de una asesoría online. Es la mejor manera de llevar una correcta gestión contable y fiscal de tu negocio. 

Diferencias entre suplidos y gastos reembolsables

Ahora que ya sabes qué son los gastos suplidos y los gastos reembolsables, vamos a ver en qué se diferencian:

  • Los gastos suplidos los pagas primero tú y posteriormente los abona tu cliente, mientras que los gastos reembolsables no los pagas tú en ningún momento, los paga tu cliente directamente
  • La factura de los gastos suplidos va a nombre de tu cliente, aunque adelantes tú el pago. En cambio, la factura de cualquier gasto reembolsable va a tu nombre.

Requisitos para que un gasto sea calificado como suplido

Los requisitos que debe cumplir un gasto para que sea calificado como suplido, se desprenden del artículo 78.Tres.3º de la Ley del IVA, en el cual establece que no se incluyen en la base imponible “las sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente, en virtud de mandato expreso del mismo. El sujeto pasivo vendrá obligado a justificar la cuantía efectiva de tales gastos y no podrá proceder a la deducción del Impuesto que eventualmente los hubiera gravado”.

Por tanto, los requisitos para que un gasto sea calificado como suplido son:

  • Que se trate de sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente
  • Que se acredite el importe de los gastos, mediante la aportación de factura emitida a nombre del cliente
  • Que se haya pagado por orden del cliente, ya sea de forma verbal o escrita
  • Que se demuestre el pago por cualquier medio admitido en derecho

Si compruebas estos requisitos cuando te encuentres con un gasto, jamás te equivocarás a la hora de identificar de que tipo es.

¿Cómo facturar suplidos?

Una vez tienes identificado el gasto como suplido, el siguiente paso es facturárselo al cliente. Para hacerlo debes incluir el gasto en la factura haciendo constar la denominación “suplido”, añadiéndolo al importe que corresponde a los honorarios de tus servicios.

A efectos prácticos un suplido no es para ti ni un gasto ni un ingreso. Se trata de un pago en nombre de tu cliente y la factura llega de hecho a su nombre, luego no debe estar incluido en la base imponible de la factura. Los suplidos deben facturarse sin IVA ni retención por el mismo importe que tú pagaste en nombre del cliente.

Ante una posible inspección de Hacienda te recomiendo que, para dejar bien claro que se ha realizado un pago por adelantado de este gasto a nombre de tu cliente, adjuntes una copia de la factura del suplido a la factura emitida al cliente. De esta forma nunca te pillarás los dedos.

Ejemplo: factura con gastos suplidos

Para que la teoría que acabamos de ver quede más clara, volviendo al ejemplo anterior vamos a ver cómo facturaría Mónica los suplidos de la factura de la tipografía.

👉 Mónica tiene pendiente de facturar a Ana 1.000 euros por el diseño de la web, importe al que deberá añadir el IVA (21%) y restar la retención aplicable (15%). La tipografía que compró para los títulos le costó 121 euros (100 euros de base imponible y 21 euros de IVA) y aunque Mónica hizo el pago de su bolsillo la factura ha sido emitida a nombre de Ana. La factura Mónica expide a Ana queda así:

¿Cómo facturar gastos reembolsables?

Tal y como hemos comentado, cuando existe un gasto reembolsable debe existir una factura o documento justificativo del gasto. Dicha factura debe estar emitida a tu nombre, de modo que a efectos fiscales será para ti un gasto deducible.

En una fase posterior, será el cliente quien asuma estos gastos de modo que tú deberás facturárselos e incorporarlos en tus cuentas como ingreso. De este modo, al figurar como ingreso y como gasto un mismo gasto reembolsable, el efecto neto es cero.

Es importante tener en cuenta que cada empresario o profesional está facultado para facturar en función de su actividad y su epígrafe de IAE. Y a veces esto puede ir en contra de lo que nos marca la lógica. En definitiva, tendrás que facturar los gastos reembolsables al cliente al mismo tipo de IVA que facturas tus bienes o servicios, no al tipo de IVA que a ti te los han cobrado.

Ejemplo: factura con gastos suplidos

Dicho así suena muy abstracto pero si lo vemos con un ejemplo será más sencillo.

 Mónica se ha desplazado a Barcelona para reunirse con Ana. A la vuelta le factura 1.000 euros para el cierre del proyecto más los gastos reembolsables del viaje que han sido los siguientes:

  • Tren: 200 euros + 20 euros (10% IVA)
  • Hotel: 150 euros + 15 euros (10% IVA)
  • Comida: 60 euros + 6 euros (10% IVA)
  • TOTAL: 410 euros + 41 euros (IVA)

La factura Mónica expide a Ana queda así:

Ya ves que facturar suplidos y gastos reembolsables es muy sencillo, así que después de leer toda la información de este artículo, no deberías tener ningún inconveniente para facturar correctamente a tus clientes. Pero es siempre recomendable, contar con los conocimientos de una asesoría contable y fiscal para que tu facturación esté perfecta.

¡Ya puedes empezar a facturar suplidos! 😊

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